Farklı Çalışma Türleri için Başarı Faktörleri ve Çalışma Ortamı Tasarımı - Bölüm I

OFİSTE YAŞAM

Aşağıdaki makale, Fraunhofer IAO’nun Office21^® araştırma projesi kapsamında yürütülen ve devam etmekte olan Office Analytics’in ara analizlerini içermektedir.

Araştırma sonuçları, Temmuz 2015 ile Temmuz 2017 arasında, anonim olarak çevrimiçi ankete katılan 13.000’den fazla katılımcının verilerinden elde edilmiştir.

Ofis ve bilgi çalışmaları, ekonomik güç ve rekabet gücünün yanı sıra toplum refahına önemli katkılar sağlıyor. Yeni ürün ve hizmetler geliştiriliyor, pazarlama kampanyaları tasarlanıyor, üretim ve lojistik süreçleri optimize ediliyor ve yeni teknolojiler araştırılıyor. Aynı zamanda odak, rutin faaliyet ve işlem süreçlerinden dinamik olarak değişen görev ve faaliyetlere doğru kayıyor. Sabit çalışma saatleri ve zorunlu ofis katılımı ortadan kalkarken esnek ve bağımsız çalışma daha fazla önem kazanıyor.

Güncel gelişmeler geleneksel ofis çalışmalarının, dinamizmin artması ile karakterize olduğunu gösteriyor. Yaşanan hızlı teknolojik değişim, bilgi ve iletişim teknolojilerinde büyük bir ilerlemeye ve değişime katkıda bulunmakla kalmıyor, aynı zamanda geleneksel ofis çalışmalarını da değiştiriyor. Geçmişte 9’dan 5’e kadar devam eden, sabit çalışma saatleri bugün, çalışanların bireysel ihtiyaçlarına ve yaşam koşullarına uyum sağlamıyor. Aynı zamanda, hizmet sunumunun yerleri de çeşitli hale geliyor. Evden, müşteri ofisinden ya da bir otelden çalışmak artık mümkün ve istenen bir durum haline geliyor.

Ancak tahmin edilenin aksine ofis, bu gelişmeler doğrultusunda önemini yitirmiyor, hatta modern bilgi çalışmalarında daha da önem kazanıyor. Çünkü ofisler, yalnızca hizmet sunulan bir alan olarak değil, aynı zamanda çalışanların üretimlerinde kendilerini rahat hissetmesi, ilham alması ve desteklenmesi konusunda yardımcı bir unsur olarak rol oynuyor.

Bunun sonucu olarak, şirketler, başarılı ofis çalışmaları için en uygun koşulları oluşturmak ve çalışan memnuniyetini sağlamak konusunda giderek daha fazla farkındalık kazanıyorlar.

Tüm bu gelişmeler aşağıdaki ana soruyu ortaya çıkarıyor:

Çalışanların çalışma stilleri birbirlerinden nasıl farklıdır ve bu farklılıklar, çalışma ortamlarının tasarımında ne gibi etkilere sahiptir?

Bu ana soruya bağlı olarak, araştırmada aşağıdaki sorulara cevap aranmıştır:

• Esnek çalışma yöntemlerinin çalışanların memnuniyeti, motivasyonu ve performansı üzerinde ne gibi bir etkisi vardır?
• Değişen çalışma yöntemleri karşısında geleneksel ofisin önemi nedir?
• Çalışanı desteklemek için çalışma alanları nasıl tasarlanmalıdır?
• Mevcut uygulama neye benziyor ve hangi nedensel ilişkiler tespit edilebilir?
• Çalışma ortamlarının tasarımı için hangi başarı faktörleri tanımlanabilir?
• Farklı çalışma yöntemlerine dayanarak hangi çalışma türleri tanımlanabilir?
• İş yapma şekli bazlı bir çalışma ortamı tasarlanırken nelere dikkat edilmelidir?

İlk kez 13.000’den fazla katılımcının yer aldığı bu araştırmanın sonucunda, 7 farklı çalışma şekli tespit edilmiş; bu çalışma türleri için başarı faktörleri ile çalışma ortamlarının doğru bir şekilde tasarlanabilmesi için öneriler belirlenebilmiştir.

• Bir iletişim platformu olarak ofis, katma değer oluşturmak için şarttır.

Bulgular, ofiste kurulan kişisel iletişimin, yeni fikirlerin oluşmasında önemli bir itici güce sahip olduğunu göstermiştir.

• Açık ve şeffaf ofis ortamları bilgi alışverişini güçlendirir.

Kapalı çalışma alanlarıyla kıyaslandığında şeffaf ve açık çalışma alanlarının genel farkındalık açısından önemli ölçüde daha iyi performans gösterdiği tespit edilmiştir.

• İhtiyaçlara bağlı olarak sessiz çalışma bölgeleri de oluşturmak gerekmektedir.

Açık çalışma alanlarında, yoğun ve odaklanma gerektiren faaliyetler için de belirli alanlar oluşturulmalıdır.

• Pek çok ofiste optimizasyon potansiyeli var.

Katılımcıların yalnızca %54’ünün ofis ortamından memnun olduğu, %18’inin hiç memnun olmadığı ve %28’inin kısmen memnun olduğu tespit edilmiştir.

• Farklı çalışma türleri, farklı çalışma ortamlarından faydalanır.

Her çalışanın çalışma gereksinimleri diğerlerinden farklı olduğu için ofis tasarımında başarılı tek bir çözüm yoktur. Aksine, çalışma ortamını kullanıcı odaklı bir şekilde geliştirebilmek için farklı iş türlerini tanımlamak gerekmektedir.

Araştırmada ölçülen faktörleri ve araştırma sonuçlarını detaylı olarak ele aldığımız ikinci bölüme buradan ve çalışma türleri, ofis tasarımı önerileri ile başarı faktörlerinin değerlendirmesini içeren üçüncü bölümüne buradan ulaşabilirsiniz.

20 yıldan uzun süredir işin gelişimini, yapılanmasını ve bununla birlikte mekânsal ve teknolojik altyapısındaki değişimi araştıran Office21^®’in Türkiye’den ilk ve tek partneri olarak; çalışma ortamının değişen ihtiyaçlarını öngörmek ve bu değişimde aktif olarak yer almak amacıyla geleceğin ofislerine dair araştırmalarımızı sürdürüyoruz.