Ofiste Yaşam

Takım Çalışmalarında Verimliliği Yükselten Faktörler

Ortak bir amaç doğrultusunda hareket edebilen, bireysel yeteneklerini bütüne entegre ederek etkili kullanabilen, sağlıklı iletişim kurabilen ve tüm farklılıklarına rağmen uyum yakalayabilmiş bir grup, özgün ve yenilikçi çalışmalar ortaya koyabilir. Ancak böyle bir grubun üyeleri işe değer katabilir ve sorunları derinleşmeden çözebilir.

Uyumdan ve anlayıştan uzak bir ekip, üretken ve verimli olamaz. Parçaların daha iyi bir bütün oluşturduğu, kenetlenmiş bir grubun başarı oranı ise, belirgin bir şekilde artar.

Bu tür bir grup basitçe insanları bir araya getirerek kurulamaz fakat oluşturulmasına katkıda bulunulabilir.

Kişi Sayısı

Grup çalışmalarında verimliliği etkileyen en önemli faktörlerden biri kişi sayısı. Araştırma sonuçlarına göre en etkili ve verimli çalışma grupları 4-7 kişiden oluşuyor. Daha kalabalık gruplarda ise verimliliğin daha düşük olduğu gözlemleniyor.

Kalabalık gruplarda; devamsızlığın yüksek olduğu, yapılan işten memnun olmama, olumsuz duyguları daha fazla deneyimleme; zihinsel ve duygusal sağlıkta düşüş gözlemleniyor.

Verimlilik ve kişi sayısı değerlendirildiğinde az, çoktan daha fazlasını ifade ediyor. 4-7 kişiden oluşan grupların kendi kendilerini yönetebildikleri ve yenilikçi çözümler üretmeye yatkın oldukları görülüyor.

Üyeler Arası İletişim ve Grup Dinamikleri

Küçük gruplarda, içe dönük üyelerin daha sosyal oldukları ve fikirlerini daha kolay paylaştıkları gözlemleniyor. Bu da üyeler arasında daha etkili iletişim kurulmasına yardımcı oluyor. Ayrıca küçük gruplarda üyeler arasında daha hızlı güven oluşuyor ve başarısızlık korkusu daha düşük oluyor.

Küçük grupların bir diğer avantajı ise, grup içi düşünceye uyum sağlama eğiliminin ve işten kaçınmanın daha düşük olması.

Özgür düşüncenin ve yaratıcılığın ihmal edildiği ya da teşvik edilmediği gruplarda, üyeler genellikle, uyum sağlamak amacıyla, rasyonel ve optimal çözümlere yöneliyorlar. Grup içi düşüncede bir diğer sorun ise, eleştirel bakış açısının azalması ve terslikler karşısında çözüm yolu üretilmemesi sonucu başarısızlığa uğrama olasılığının yükselmesi.

İşten kaçınma ise, bir ya da birkaç üye daha az iş yaparken diğer üyelerin iş yükünün ve sorumluluğunun artmasıyla ortaya çıkıyor. Bu durum, grup içinde gerginliğe ve kızgınlığa yol açarak verimliliğin düşmesine sebep oluyor.

Yönetim Biçimi

Bir çalışma grubuna, hata yapılmaması için katı kurallar uygulandığında ve grubun aldığı kararlara güven duyulmadığında, grupta başarısızlık korkusunun geliştiği gözlemleniyor. Buna bağlı olarak da grup üyeleri risk almaktan ve yenilik yapmaya yönelmekten kaçınıyorlar.

Güncelliğini yitirmiş dokümantasyon işlerinin ve bürokrasinin fazla olması da, iş yükünü artırarak üreticiliği ve verimliliği olumsuz yönde etkiliyor.

Şeffaflık

Grubun her bir üyesinin iş tanımının açık bir şekilde belirlenmesi, takip sürecini kolaylaştırmasının yanı sıra çalışanların sorumluluklarını vaktinde yerine getirmeleri konusunda etkili oluyor.

‘Tek’ Takım

Grup üyeleri, yalnızca bir takımda görev almalıdır. Birden fazla görev, çalışanın bireysel performansını düşürmesinin yanı sıra gruba bağlılığının ve aidiyetinin oluşmasını da engelliyor.

Teslim Tarihleri

İş yüküne uygun olarak gerçekçi teslim tarihleri belirlemek, grubun daha etkili ve verimli çalışmasını, daha hızlı harekete geçmesini sağlarken teslim tarihi belirlememek, çok yakın ya da çok uzak tarihler belirlemek üretkenliği olumsuz yönde etkiliyor.

Çalışma Koşulları

Günlük, haftalık veya aylık programlar belirleyerek, yalnızca mesai saatleri içinde çalışan grupların daha verimli ve üretken olduğu gözlemleniyor. Mesai saatleri dışında bireysel olarak ya da bir araya gelerek çalışmanın sürdürülmesi ise, grup üyelerinin stres ve yorgunluk seviyelerini yükselterek huzursuzluğa, sabırsızlığa ve hayal kırıklığına sebep oluyor. Bu da verimliliği düşürmesinin yanı sıra grup içi iletişimin bozulmasına da yol açıyor.

Çalışma Alanları

Ekip üyelerinin verimli ve etkili bir şekilde çalışabilmesi için işleriyle ilgili kaynaklara kolay erişim sağlayabilmeleri ve uygun çalışma alanlarına sahip olmaları gerekiyor.

Çevresel etkiyi en aza indiren, grup üyelerinin dijital iletişim yollarının yanı sıra yüz yüze iletişim kurabileceği, beden dilini kullanabileceği ve göz kontağı kurabileceği alanlar, üyeler arasında güven bağının kurulmasına da yardımcı oluyor.

Grup üyelerinin birlikte düşünebileceği, çalışabileceği ve yeni fikirler üretebileceği; hareket özgürlüğü ve esnek çalışma imkanı veren ortamlar iş birliğini ve ortak çalışmayı güçlendiriyor.

Grup çalışmalarının etkili ve verimli bir şekilde sürdürülmesi amacıyla tasarladığımız, teknoloji çözümleriyle bugünün ve geleceğin ihtiyaçlarına cevap veren ürünlerimizin tamamını buradan inceleyebilirsiniz.