Farklı Çalışma Türleri için Başarı Faktörleri ve Çalışma Ortamı Tasarımı – Bölüm II

OFİSTE YAŞAM

Fraunhofer IAO’nun Office21^® araştırma projesi kapsamında yürütülen ve devam etmekte olan Office Analytics’in ara analizlerini içeren makalemizin birinci bölümünde çalışmanın amacına, ana sorularına ve ulaşılan sonuçların özetine değinmiştik.

İkinci bölümde ise, araştırmada ölçülen başarı faktörlerini ve araştırma sonuçlarını detaylı olarak ele alıyoruz.

İşin Çalışan Tarafından ya da Dışarıdan Belirlenmesi / Esnek Çalışma

Bugün, çalışma yaşamında yeni taleplere ve hızla değişen koşullara esnek bir şekilde cevap verebilmek gerekiyor. Çalışanların kendi işleriyle ilgili belirli bir düzeyde inisiyatif alabilmeleri büyük önem taşıyor. Fakat bu, ancak iş ve organizasyon yapıları bu esnekliğe izin veriyorsa mümkün olacaktır.

Özellikle mekânsal ve zamansal yönler ile temel çalışma yöntemlerinde çalışanın işlerini belirli bir dereceye kadar kendi inisiyatifinde akıcı bir şekilde gerçekleştirebilmesi durumunda bağımsız ve esnek bir çalışmadan bahsedebiliriz.

Esnek çalışma yöntemlerinin çalışanların memnuniyeti, motivasyonu ve performansı üzerinde ne gibi bir etkisi vardır?

Araştırma sonuçları, esnek ve bağımsız çalışmanın çoklu girişimci başarı faktörlerinde pozitif bir etkisi olduğunu ortaya koymuştur. Belirli bir düzeyde esnek çalışma imkanına sahip olan çalışanların daha yüksek bir refah düzeyine sahip olmalarının yanı sıra daha yüksek performansa ve motivasyona sahip olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca, iş-yaşam dengesi konusunda da mekânsal ve zamansal esneklikten faydalandıkları ortaya çıkmıştır.

Katılımcıların %33’ü esnek çalışırken %43’ü zamansal ve %23’ü mekânsal esnekliğe sahip olmuştur. Çalışma yöntemleri açısındansa, yüksek derecede zamansal ve mekânsal esnekliğe sahip olan çalışanların olmayanlara nazaran şirketle ilgili konulara daha fazla dahil oldukları, çalışmalarından daha çok keyif aldıkları ve stresle başa çıkma yeteneklerinin daha yüksek olduğu gözlemlenmiştir.

Farklı çalışma alanlarının kullanımı nasıl bir etkiye sahiptir?

Her üç katılımcıdan biri, çalışmak için ara sıra da olsa şirket dışı alanları kullanmaktadır. Bu da mekânsal bağımsızlık eğiliminin arttığını göstermektedir.

Çalışma sürelerinin %10’undan fazlasını farklı mekanlarda geçiren çalışanların, sadece ofiste çalışanlara nazaran yeni fikirlere ve çözümlere daha fazla ulaştıkları tespit edilmiştir. Yani, mekânsal bağımsızlık, fikir ve çözüm üretimi üzerinde pozitif bir etkiye sahiptir.

Azimech Yazılım ve Bilişim

Kişisel İletişim Alanı Olarak Ofis

Daha hareketli ve esnek çalışma şeklinde ofisin rolü nedir? Ofisler önemini yitiriyor mu?

Toplanan veriler değerlendirildiğinde, esnek çalışma şekillerinde de ofisin önemli bir başarı faktörü olduğu görülmüştür. Bunun nedeni, ofislerin yalnızca sosyal etkileşimi ve kişisel bilgi alışverişini teşvik etmesi değil, aynı zamanda sıklıkla seyahat gerektiren işlerde bile bir liman işlevi görmesidir.

Veriler değerlendirilirken kişisel iletişim ile yeni fikir ve çözümler üretmek arasında anlamlı bir ilişki olduğu tespit edilmiştir. Çalışanların yüz yüze konuşmaları ne kadar kolay olursa, çözüm bulmaları o kadar kolay olmaktadır.

Bu durum ofis kurgusuna yeni bir bakış açısı getirmektedir: Ofisler artık sadece iş yapmak için bir yer olarak görülmemeli; çalışanların birbiriyle tanışabileceği, fikir alışverişinde bulunabileceği, ilham ve iş birliği için bir alan olarak değerlendirilmelidir. Ofis tasarımı, özellikle hareketliliğin ve dijitalleşmenin arttığı çalışma ortamında kişisel iş birliği ve yeni fikirler için büyük bir önem taşımaktadır.

Çalışanların odaklanma becerileri ile bilgi değişimi için hangi ofis olanakları daha faydalı?

Bu soruyu cevaplamak için çalışma kapsamında 3 tip ofis tesisi birbiriyle karşılaştırılmıştır. Birinci tip ofis bir, iki ve çok kişilik ofisler ile kapalı bir ofis; ikinci tip ofis, kapalı ancak duvarları tamamen ya da kısmen camdan yapılmış bir şeffaf ofis ve üçüncü tip ofis tamamen açık plan bir ofistir.

Sonuçta, açık ofiste çalışanların %57’si, şeffaf ofiste çalışanların %50’si ve kapalı ofislerde çalışanların %47’si diğer çalışanlarla ilgili farkındalık düzeyinin yüksek olduğunu belirtmiştir. Diğer yandan, geleneksel kapalı ofis tasarımında, iyi bilgilendirilmiş çalışan sayısı en düşüktür. Açık ofis yapılarının, çalışanlar arasındaki resmi olmayan iletişimi ve bilgi alışverişini artırdığı görülmüştür.

Bu durum, odaklanma becerisi açısından tam tersidir. Yoğun, odaklanmayı gerektiren çalışmalarda akustik ve görsel olarak yalıtılmış çalışma alanları fayda sağlamaktadır. Kapalı ofislerde çalışanların %65’i, şeffaf ofislerde çalışanların %61’i ve açık ofis ortamında çalışanların sadece %50’si odaklanma becerisinin yüksek olduğunu belirtmiştir.

İletişim ve ekip çalışması, modern bilgi çalışmalarında giderek artan bir rol oynadığı için, çalışma ortamları tasarlanırken bilgi alışverişinin desteklenmesine özel olarak odaklanılmalıdır. Bu, yeterli sayıda iletişim bölgesinin ve buluşma noktasının yani, kendiliğinden etkileşimin gerçekleştirilebileceği alanların oluşturulması gerektiği anlamına gelmektedir. Ayrıca, bireysel ve odaklanılmış çalışmaların desteklenmesi için yalıtılmış çalışma alanları da oluşturulmalıdır.

Bu iki tür çalışma alanının dengeli bir şekilde yer aldığı ofis tasarımında, farklı çalışma yöntemlerinin gerekleri karşılanacaktır.

Ofis ortamından memnuniyet başarı faktörleri üzerinde nasıl bir role sahiptir?

Araştırma sonuçları, ofis ortamından memnuniyet ile çeşitli başarı faktörleri (refah, motivasyon, bağlılık ve performans) arasında olumlu bir nedensellik ilişkisi olduğunu doğrulamaktadır.

Ayrıca, ofis ortamından memnun olmanın, bağımsız / esnek çalışma seçeneğinden daha önemli bir etkiye sahip olduğu tespit edilmiştir. Bu da mobil ve esnek çalışma yöntemleri giderek artsa da ofis ve ofis tasarımının her çalışan için önemli olduğunu göstermektedir.

Veri setinin değerlendirilmesi sonucunda; ofis ortamından memnun olan katılımcıların çalıştıkları şirkete daha bağlı olduğu görülmüştür. Yani, ofis ortamından memnun olma yalnızca performans ve motivasyon üzerinde değil, aynı zamanda şirketteki çalışanların korunması konusunda da pozitif bir etkiye sahiptir.

Diğer yandan memnuniyetsizliğe sebep olan unsurların başında yoğun çalışma alanları, insan hareketliliği sebebiyle konsantrasyonun bozulması, yetersiz aydınlatma; hava, sıcaklık ve nem gibi zayıf çevresel koşullar geliyor.

Çalışmanın amacını, ana sorularını ve elde edilen sonuçların özetini içeren birinci bölümü buradan; çalışma türleri, ofis tasarımı önerileri ile başarı faktörlerinin değerlendirmesini içeren üçüncü bölümü buradan okuyabilirsiniz.