Farklı Çalışma Türleri için Başarı Faktörleri ve Çalışma Ortamı Tasarımı – Bölüm III

OFİSTE YAŞAM

Fraunhofer IAO’nun Office21^® araştırma projesi kapsamında yürütülen ve devam etmekte olan Office Analytics’in ara analizlerini içeren çalışmanın birinci bölümünde; çalışmanın amacına, ana sorularına ve ulaşılan sonuçların özetine, ikinci bölümünde; araştırmanın detaylarına yer verdik. Üçüncü ve son bölümde ise, başarı faktörleri ile çalışma ortamı tasarımı arasındaki ilişkiyi ele aldık.

Bilgi çalışanlarıyla ilgili sınıflandırmalar geçmişte işlev odaklıyken bugün, bu yeterli gelmiyor ve çok yönlü sınıflandırmalar yapabilmek için araştırmalar yürütülmeye devam ediliyor.

Çalışma Alanları ve Faaliyet Türleri

Çalışanlar iş günlerini nerede geçiriyorlar?

Anket sonuçlarına göre; bir çalışma günü boyunca çalışanlar genellikle farklı görevlerle karşı karşıya kalıyorlar. Bu yüzden çalışma süresinin tamamını masa başında ya da kişisel ofislerinde geçirmiyorlar.

Bulgulara göre, bilgi çalışanları çalışma sürelerinin ortalama %76’sını şirket içinde, %13’ünü iş seyahatlerinde veya diğer şirketlerin ofislerinde, %8’ini evlerinde, %2’sini diğer yerlerde ve %1’ini ortak çalışma alanlarında geçiriyorlar.

Bir iş günü ağırlıklı olarak hangi faaliyetlerden oluşuyor?

Her iş günü birbirinden farklı olabilse de bazı faaliyetler yineleniyor. Bu faaliyetlerdeki bireysel adımların ve karmaşıklığın azaltılması için tüm bilgi çalışanları için geçerli olan bireysel aktiviteler, anket sonuçları doğrultusunda gruplandırıldı.

Odaklanılmış, sessiz çalışma: Metin analizleri, okuma, hesaplama, programlama veya düzenleme gibi odaklanılarak gerçekleştirilen bireysel faaliyetlerdir. Anket sonuçlarında, katılımcıların zamanlarının %48’ini sessiz bir ortamda geçirdikleri ve odaklanarak çalıştıkları tespit edilmiştir.

İletişim faaliyetleri: Telefon görüşmelerini, video konferansları, meslektaşlarla ve dış taraflarla yapılan görüşmeleri içermektedir. Konferans salonu, ortak alan, çalışanın kendi çalışma alanı ya da meslektaşlarının çalışma alanları gibi farklı yerlerde gerçekleştirilebilir.

İletişim faaliyetleri katılımcıların %44’ü tarafından gerçekleştirilmektedir. Telefon görüşmeleri, video konferanslar ve kişisel görüşmelerin oranı %24, konferans odalarında gerçekleştirilen toplantıların oranı %13 ve toplantıların oranı %7’dir.

Dokunsal faaliyetler: Analiz etme, inceleme ve taslak hazırlama gibi nesnelerin kullanımıyla gerçekleştirilen aktivitelerdir. Anket sonuçlarına göre; bu tür faaliyetleri katılımcıların %4’ü gerçekleştirmektedir.

Atölye veya laboratuvarlarda kısa süreli çalışma: Atölye ve laboratuvar çalışmaları da katılımcıların %4’ü tarafından gerçekleştirmektedir.

Farklı İş Türleri

Anket sonuçlarından elde edilen veriler doğrultusunda, çalışma alanı ve faaliyet türlerinin yanı sıra iş türlerinde de, önemli ölçüde farklılık gösteren verilere dayanarak, gruplar belirlenmiştir.

İşin karmaşıklık derecesi, işteki yenilik ve görev yönetiminde özerklik gibi temel kriterlerin değerlendirilmesi sonucunda 7 iş türü tespit edilmiştir.

1. Sessiz Çalışan (%40): Çalışma süresinin büyük bölümünü şirket içinde, sessiz bir ortamda geçiren çalışanlardır. Grup çalışmalarında ve toplantılarda nadiren yer alırlar.
   
   
2. Çalışanların %17’sinin kendi iş istasyonunda, çalışma süresinin %25’ini telefon görüşmeleri yaparak geçirdikleri tespit edilmiştir. Nadiren uzun süreli bireysel çalışmalar gerçekleştirirler. Nadiren şirket dışında çalışır ya da iş seyahatine çıkarlar.
   
   
3. Çalışanların %11’i hem şirket içinde hem de şirket dışında farklı çalışma alanlarını kullanmaktadır. Çalışma sürelerinin düşük bir yüzdesini masa başında ve odaklanılmış, bireysel çalışmayla geçirirler. Genellikle atölye ve laboratuvarlarda, dokunsal işlerle meşguldürler.
   
   
4. Çalışanların %11’inin, zamanlarının %86’sını saha çalışmalarında geçirdikleri görülmüştür. Faaliyetlerinin odak noktası iletişimdir. Günlük çalışma rutinleri yoğun işbirliği içermektedir. Telefon görüşmeleri ve toplantılar işlerinin önemli bir bölümünü kapsar.
   
   
5. Çalışanların %8’i, çalışma süresinin büyük bir bölümünü şirket dışında veya iş seyahatlerinde geçirmektedir. Genellikle bireysel çalışmaları, toplantıları ve telefon görüşmelerini içeren karmaşık görev tanımları vardır.
   
   
6. Çalışanların %7’sinin oldukça hareketli ve iletişime bağlı bir iş rutini olduğu tespit edilmiştir. Hem şirket içinde hem de şirket dışında çalışırlar. Meslektaşları ile yoğun iletişim halindedirler. Sıklıkla ortak çalışma alanlarında ve müşterilerin çalışma alanlarında resmi ve anlık toplantılara katılırlar. Aynı zamanda bireysel çalışmalar da yürütürler.
   
   
7. Çalışanların %6’sının genellikle iş seyahatlerinde çalıştıkları tespit edilmiştir. Son derece hareketli bir çalışma temposuna sahip olan bu çalışanların faaliyetleri ağırlıklı olarak telefon görüşmeleri ve toplantılardır.

Egemenoğlu Hukuk Bürosu

Ofis Türlerinin İncelenmesi

Son yıllarda, kişisel ofisler ve açık ofisler gibi alışılmış ofis türlerinin yanı sıra yeni çalışma şekillerine ve ihtiyaçlara bağlı olarak yeni ofis türleri de ortaya çıkmaya başlamıştır.

Anket sonucunda elde edilen bilgilere göre, bugün hala yaygın olarak kullanılan ofis türünün %33’lük bir oranla kişisel ofis olduğu görülmüştür. Kişisel ofisleri, %17 ile grup ofisleri, %16 ile iki kişilik ofisler ve %14 ile ikiden fazla kişinin çalıştığı ofisler izlemektedir. Farklı çalışma türlerine izin veren kombinasyon ofisleri %9, açık planlı ofisler %6 ve çok alanlı ofisler ise, %4’lük bir orana sahiptir.

Zaman içinde ofisler giderek birer iletişim platformuna ve fikir atölyesine dönüşürken çalışanların sessiz ve odaklanılmış çalışma alanlarının yanı sıra farklı ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri çalışma alanlarına olan ihtiyaçları da artmaktadır.

• Sessiz çalışanlar, kişisel ofislerde ve odaklanarak çalışmaya izin veren alanlara sahip çok-alanlı çalışma ortamlarında kendilerini daha rahat hissetmektedirler. Bu iki tür ofis, sessiz çalışanların motivasyonunu ve performansını önemli ölçüde artırmaktadır. Açık planlı ofisler ise; gürültülü olmaları, insan akışının yoğunluğu ve gizliliğin düşük olması sebepleriyle sessiz çalışanların refah seviyesini büyük ölçüde düşürmektedir.
  
  
• Görev ve faaliyetleri yoğun olarak iletişim kurmayı içeren çalışanların en başarılı olduğu ofis ortamının, çok-alanlı ofisler olduğu görülmüştür. Çok-alanlı ofisler, bu tip çalışanlara resmi olmayan, anlık toplantılar ve görüşmelerin yanı sıra iş birlikleri ve bireysel çalışmalar için de olanak sunmaktadır. Çünkü cam duvarlarla bölünmüş çok-alanlı ofisler, şeffaflık sağlayarak görsel teması ve etkileşimi sürdürmeyi kolaylaştırmaktadır. Diğer yandan iki kişilik, çok kişilik ve açık planlı ofislerin, gürültü ve görsel dikkat dağıtıcılar sebebiyle iletişimin yoğun olduğu görev ve faaliyetlerde olumsuz etki ettiği tespit edilmiştir.
  
  
• Çok-alanlı ve kombine ofislerin, sık seyahat eden çalışanların motivasyonunu artırdığı görülmüştür. Bu ofis türünün seyahat edenler için ideal çalışma ortamını sağlama sebebi ise, açıklık ve şeffaflığın yanı sıra hızlı bir değişimle bireysel çalışmalara izin veriyor olmasıdır. Çalışan sayısının ve iş istasyonunun fazla olduğu açık planlı ofisler ile çok kişili ofislerinse; insan yoğunluğu, gürültü ve gizliliğin düşük olması sebebiyle seyahat eden çalışanların performansını ve motivasyonunu olumsuz yönde etkileyen seçenekler olduğu tespit edilmiştir.